Alur Mekanisme Pelayanan Secara Langsung:

1. Pemohon mengajukan permohonan dengan melampirkan foto copy KTP pemohon dan pengguna informasi, bagi lembaga publik/ormas dilengkapi foto copy akta pendirian, surat keterangan domisili lembaga publik/ormas.;

2. Prosesnya sebagai berikut:

• Diterima petugas pelayanan informasi;
• Petugas menulis dalam formulir permohonan informasi publik;
• Jika tidak memenuhi syarat kelangkapan administrasi, Petugas boleh menanyakan secara detail;
• Jika sudah memenuhi syarat kelengkapan administrasi, Pemohon menandatangani formulir  permohonan dan petugas menandatangani serta menulis nomor register, selanjutnya petugas memberi  tanda bukti penerimaan permintaan  informasi publik. kepada pemohon informasi publik;
• Petugas menyampaikan formulir permohonan ke PPID dan atasan PPID serta mengarsip;

3. Proses permohonan di PPID (jika tidak ada respon sama sekali waktunya 10 hari kerja), Jika ada respon atau janji atau proses mencari permohonan yang dimohon waktunya 17 hari kerja;

4. Petugas menyerahkan informasi sesuai dengan yang diminta oleh pemohon/pengguna informasi. Jika informasi yang diminta masuk dalam kategori dikecualikan, PPID menyampaikan alasan sesuai dengan keterangan perundangan yang berlaku.selanjutnya petugas memberikan tanda bukti Penyerahan informasi publik kepada pengguna informasi publik. kemudian membukukan dan mencatat, apabila puas proses selesai;

5. Apabila tidak puas, pemohon berhak mengajukan keberanian ke atasan PPID atau melalui meja layanan yang disediakan;

6. Atasan PPID selama 30 hari kerja berhak memberi tanggapan atau jawaban;

7. Apabila puas proses Selesai;

8. Apabila tidak puas, pemohon berhak mengajukan sengketa informasi ke Komisi Informasi selambat-lambatnya 14 hari kerja sejak mendapat tanggapan atau jawaban atau batas waktu 30 hari kerja di atasan PPID.

Jangka Waktu Penyelesaian

Proses penyelesaian untuk memenuhi permintaan pemohon informasi publik dilakukan setelah pemohon informasi publik memenuhi persyaratan yang telah ditentukan.

Waktu penyelesaian dilaksanakan paling lambat 10 (sepuluh) hari kerja sejak diterimanya permintaan, Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) akan menyampaikan pemberitahuan yang berisikan informasi yang diminta berada dibawah penguasaannya atau tidak. Dan PPID dapat memperpanjang waktu paling lambat 7 (tujuh) hari kerja.

Penyampaian/pendistribusian/penyerahan informasi publik kepada pemohon informasi publik dilakukan secara langsung, dengan menandatangani berita acara penerimaan informasi publik.

Biaya/Tarif

Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi menyediakan informasi publik secara gratis (tidak dipungut biaya), sedangkan untuk penggandaan atau perekaman, pemohon/pengguna informasi publik dapat melakukan penggandaan/fotocopy sendiri disekitar gedung Dinas Komunikasi, Informatika dan Statistik Bengkalis atau menyediakan CD/DVD kosong atau flashdisk untuk perekaman data dan informasinya.

Alur Mekanisme Pelayanan Secara Online:

Mendaftar Secara Online

Sebelum bisa melakukan permohonan terhadap data maka Pemohon harus terlebih dahulu melakukan proses register/pendaftaran secara online. Setelah melakukan proses pendaftaran maka Pemohon dapat log in menggunakan NIK dan Email yang telah didaftarkan sebelumnya, kemudian melakukan proses pengisian prasyarat verifikasi yang akan meminta hasil scan terhadap Data Diri si Pemohon.

Data diri tersebut bisa salah satunya, antara lain:

• Kartu Tanda Penduduk untuk Pemohon Perseorangan
• Akta pendirian untuk pemohon Perusahaan
• KTP untuk Direktur atau ketua yayasan yang akan melakukan permohonan data
• Data diri lain yang bisa dijadikan sebagai bukti domisili yang bisa diverifikasi terhadap Pemohon

Data diri tersebut kemudian akan diverifikasi oleh pihak verifikator terhadap user PPID. Pada intinya, proses verifikasi ini akan melakukan cross check terhadap keaslian dan validitas data yang dimasukkan. Agar pada waktu proses verifikasi Pemohon bisa memperlihatkan data yang asli.

Pengajuan Permohonan Data

Apabila Pemohon telah melakukan proses verifikasi di verifikator maka barulah Pemohon mendapatkan hak untuk mengajukan permohonan data terhadap PPID yang dimintakan.

Namun agar dipahami pula adalah agar pihak Pemohon dapat terlebih dahulu melakukan proses analisa terhadap data yang tersedia/dapat disediakan oleh pihak PPID yang diminta melalui Daftar Informasi Publik yang telah disediakan oleh pihak PPID yang terlayani di sistem.

Untuk melakukan pengajuan permohonan data dilakukan melalui menu Permohonan Informasi Publik yang ada pada menu utama.

Pada proses ini apabila permohonan terhadap data yang diminta tidak tersedia atau tidak dapat disediakan oleh pihak PPID, bisa saja salah satu kemungkinannya adalah data tersebut termasuk dalam data yang dikecualikan, maka pihak PPID dapat melakukan penolakan terhadap permintaan data.

Dalam hal ini proses yang bisa dilakukan Pemohon adalah menerima alasan penolakan tersebut, atau dapat melakukan banding sesuai peraturan dan perundangan yang berlaku. Untuk Saat ini proses banding tidak dilayani secara online, namun dilakukan secara offline diluar system.

Hingga saat ini terdapat 5 cara pemenuhan permohonan yang dapat dimohonkan oleh Pihak Pemohon. Cara pemenuhan tersebut adalah:

• Dipenuhi Lewat FAX
• Dipenuhi Lewat Email
• Dipenuhi Secara Online
• Diambil Sendiri Ke PPID

Sesuai dengan namanya maka masing-masing cara pemenuhan tersebut sesuai dengan fungsinya.

Namun ada kalanya proses pemenuhan data oleh PPID tidak sama dengan cara yang dimintakan oleh pihak Pemohon, dalam hal ini maka pihak Pemohon agar bisa melihat status cara pemenuhan permohonan data.

Pemenuhan Permohonan Data

Disaat Operator PPID mendapatkan pemberitahuan tentang permohonan data maka operator PPID akan melakukan analisa terhadap data yang diminta dan ketersediaan data. Proses tersebut termasuk pula melakukan koordinasi dengan Pejabat PPID pada SKPD yang bersangkutan.

Apabila permohonan bisa dipenuhi maka operator PPID akan melakukan pengumpulan data dan termasuk pemenuhan berdasarkan cara pemenuhan yang diminta.

Pada proses pemenuhan terdapat 7 cara pemenuhan yang bisa dilakukan.

1.  Sedang Diproses
2.  Dipenuhi Dengan Upload File
3.  Dipenuhi Dengan Mendatangi PPID Bersangkutan (OFFLINE)
4.  Dipenuhi Dengan Mengirimkan Lewat FAX
5.  Dipenuhi Dengan Mengirimkan Lewat Email
6.  Permohonan Ditolak